Rellenar un formulario PDF

Rellenable o plano: cómo saberlo

Un formulario rellenable tiene campos reales integrados en el PDF por quien lo diseñó, y Octoolo los lista en El formulario, a la derecha. Un formulario plano solo lo parece: un escaneo, o un PDF impreso desde un documento, con líneas y recuadros dibujados en la página y nada donde escribir.

Algunos formularios son las dos cosas: unos pocos campos reales y otros espacios planos. Usa el panel para los campos y la herramienta Texto para todo lo demás. Los formularios descargados de un sitio oficial suelen ser rellenables; los que se escanearon o se enviaron como foto nunca lo son.

Cómo rellenar los campos

Cada campo aparece con el nombre que le dio quien creó el formulario. Los formularios bien hechos usan nombres como “Apellidos” o “Fecha de nacimiento”; otros dicen “Text1”, así que ten la página a la vista para emparejarlos. Los campos de texto aceptan escritura, las casillas se marcan, y las listas desplegables, las listas y los botones de opción muestran sus opciones en un menú.

Las respuestas se escriben en los campos al guardar, y los campos siguen siendo rellenables. Quien recibe el formulario ve tus respuestas en cualquier lector de PDF y podría corregir una si hiciera falta; Octoolo no aplana los formularios en texto fijo.

Hay una regla importante. Las respuestas solo se conservan mientras las páginas sigan como llegaron: girar una página no es problema, pero agregar, eliminar o reordenar páginas hace que el archivo guardado sea un PDF nuevo sin los campos, y el panel muestra un aviso cuando eso ocurre. Si el formulario debe ir con anexos, guarda el formulario relleno como un archivo aparte y envía el resto junto con él.

Cómo escribir en un formulario plano

• Alinea con las líneas. Haz clic justo encima de una línea y escribe; luego arrastra el texto para dejarlo exacto. Arrastra su esquina para agrandar o achicar las letras.
• Marca casillas. Escribe una X mayúscula y arrástrala dentro de la casilla.
• Combina con el formulario. Máquina de escribir parece un formulario llenado a máquina, y la fuente Limpia es la más fácil de leer. El control de tamaño va de unos 7 a 67 puntos; de 10 a 12 sirve para la mayoría de los formularios.
• Varias líneas. Presiona Enter dentro de un texto para una dirección o un recuadro de comentarios.
• Errores. Haz clic en el texto y presiona Quitar en el panel de la derecha, o usa Ctrl Z.

Las respuestas en alfabeto latino se guardan como texto real. Los nombres en otros alfabetos se guardan como una imagen de las palabras, que se ve igual en pantalla y en papel. Todo lo que escribes se puede mover hasta que guardas, así que rellena primero todo el formulario y ajusta la alineación al final.

Antes de devolverlo

Lee el formulario una vez más a un tamaño cómodo: Más grande y Más pequeño, en la barra de herramientas, hacen zoom del 20 % al 400 %, y Ajustar muestra el ancho completo. Agrega la fecha junto a tu firma y revisa si cada página pide iniciales.

Si escribiste una respuesta a mano en un formulario escaneado y la quieres a máquina, cúbrela con Corrector y escribe encima. Las páginas en las que escribiste llevan un puntito en la barra de páginas, así que una página saltada se nota fácilmente.

Octoolo guarda tu trabajo sobre la marcha, así que puedes terminar un formulario largo más tarde aunque se cierre la ventana. Cuando esté listo, guárdalo con un nombre claro, como el título del formulario y tu apellido.