Ein PDF-Formular ausfüllen

Ausfüllbar oder flach: So erkennst du es

Ein ausfüllbares Formular hat echte Felder, die sein Ersteller in die PDF eingebaut hat, und Octoolo listet sie rechts unter Das Formular auf. Ein flaches Formular sieht nur so aus: ein Scan oder eine aus einem Dokument gedruckte PDF, mit Linien und Kästchen auf der Seite und nichts, in das man tippen könnte.

Manche Formulare sind beides: ein paar echte Felder, andere Stellen flach. Nutze den Bereich für die Felder und das Text-Werkzeug für alles andere. Formulare von offiziellen Websites, etwa von Ämtern, sind oft ausfüllbar; gescannte oder als Foto geschickte Formulare nie.

Die Felder ausfüllen

Jedes Feld steht unter dem Namen, den ihm der Ersteller des Formulars gegeben hat. Gut gemachte Formulare nutzen Namen wie „Nachname“ oder „Geburtsdatum“; andere heißen „Text1“, also behalte die Seite im Blick, um sie zuzuordnen. Textfelder nehmen Eingaben an, Kontrollkästchen bekommen ein Häkchen, und Dropdowns, Listen und Optionsfelder bieten ihre Auswahl in einem Menü an.

Die Antworten werden beim Speichern in die Felder geschrieben, und die Felder bleiben ausfüllbar. Wer das Formular bekommt, sieht deine Antworten in jedem PDF-Reader und könnte eine bei Bedarf korrigieren; Octoolo wandelt Formulare nicht in festen Text um.

Eine Regel ist wichtig. Antworten bleiben nur erhalten, solange die Seiten so bleiben, wie sie kamen: Eine Seite zu drehen ist in Ordnung, aber Seiten hinzuzufügen, zu löschen oder umzusortieren macht die gespeicherte Datei zu einer neuen PDF ohne die Felder, und der Bereich zeigt dann einen Hinweis an. Muss das Formular mit Anlagen raus, speichere das ausgefüllte Formular als eigene Datei und schick den Rest daneben mit.

Auf ein flaches Formular tippen

• An den Linien ausrichten. Klick knapp über eine Linie und tippe, dann zieh den Text genau an seinen Platz. Zieh an seiner Ecke, um die Buchstaben größer oder kleiner zu machen.
• Kästchen ankreuzen. Tippe ein großes X und zieh es ins Kästchen.
• Zum Formular passen. Schreibmaschine sieht aus wie ein maschinell ausgefülltes Formular, und Schlicht ist am leichtesten zu lesen. Der Größenregler reicht von etwa 7 bis 67 Punkt; 10 bis 12 passt zu den meisten Formularen.
• Mehrere Zeilen. Drück Enter in einem Text, etwa für eine Adresse oder ein Kommentarfeld.
• Fehler. Klick auf den Text und drück Entfernen im Bereich rechts, oder nutze Strg Z.

Antworten im lateinischen Alphabet werden als echter Text gespeichert. Namen in anderen Schriften werden als Bild der Wörter gespeichert, das auf dem Bildschirm und auf Papier gleich aussieht. Alles, was du tippst, bleibt bis zum Speichern verschiebbar. Füll also erst das ganze Formular aus und richte am Ende alles aus.

Bevor du es zurückschickst

Lies das Formular noch einmal in einer angenehmen Größe: Größer und Kleiner in der Werkzeugleiste zoomen von 20 % bis 400 %, und Einpassen zeigt die volle Breite. Ergänze das Datum neben deiner Unterschrift und prüf, ob jede Seite ein Kürzel braucht.

Hast du auf einem gescannten Formular eine Antwort von Hand geschrieben und willst sie lieber getippt haben, deck sie mit Abdecken ab und tippe darüber. Seiten, auf die du getippt hast, tragen einen kleinen Punkt in der Seitenleiste, so fällt eine übersprungene Seite leicht auf.

Octoolo sichert deine Arbeit laufend, sodass sich ein langes Formular auch später fertig ausfüllen lässt, selbst wenn das Fenster geschlossen wurde. Ist es fertig, speichere es unter einem klaren Namen, etwa dem Titel des Formulars und deinem Nachnamen.