PDF in einzelne Dateien teilen

Nach Bereichen teilen, ganz praktisch

Viele Tools lassen dich Bereiche wie 1-3, 8-10 eintippen oder alle paar Seiten trennen. Der PDF-Editor hat weder eingetippte Bereiche noch eine Einstellung für „alle N Seiten“. Du wählst Seiten mit der Maus aus, und jedes Speichern erzeugt eine Datei. In der Praxis deckt das die üblichen Aufgaben ab:

• Ein Bereich: Klick auf Seite 4, Shift+Klick auf Seite 9, und speichere diese 6 Seiten.
• Verstreute Seiten: Strg+Klick auf jede einzelne. Sie werden in der Reihenfolge gespeichert, die sie im Dokument haben, egal in welcher Reihenfolge du sie angeklickt hast.
• Zwei getrennte Bereiche in einer Datei: Ein Shift+Klick ersetzt die bisherige Auswahl durch einen durchgehenden Bereich. Wähle deshalb den ersten Bereich mit Shift+Klick und dann die Seiten des zweiten mit Strg+Klick.
• Kapitel oder alle zwei Seiten: Wähle und speichere einen Teil nach dem anderen. Das kostet ein paar Klicks pro Datei, und du siehst jeden Teil, bevor er geschrieben wird.

Um einen gescannten Stapel von 40 Belegen in 40 Dateien zu teilen, überspring das Auswählen und nutze Jede Seite als eigene PDF speichern. Sind zwei oder mehr Seiten ausgewählt, speichert es nur diese, jede als eigene Datei.

Was in jeder neuen Datei landet

Jeder Teil ist eine neue PDF aus Kopien der gewählten Seiten. Nichts wird neu gezeichnet oder neu komprimiert, sodass Text scharf und durchsuchbar bleibt und Scans ihre Auflösung behalten. Alles, was du im Editor hinzugefügt hast, wandert mit seiner Seite mit: getippter Text, eine Unterschrift, Markierungen, Abdeckungen.

Zwei Dinge solltest du vor dem Speichern wissen:

• Seitenzahlen und ein Wasserzeichen, die im Bereich Dokument eingeschaltet sind, kommen auch auf den Teil, und die Nummerierung beginnt in jedem Teil wieder bei 1. Schalte die Seitenzahlen vorher aus, wenn die Teile nicht nummeriert sein sollen.
• Lesezeichen und ausfüllbare Formularfelder gehören zum ganzen Dokument und bleiben deshalb zurück. Wenn du sie brauchst, behalte auch die vollständige PDF.

Jedes Speichern öffnet den Speichern-Dialog von Windows, sodass du jeden Teil gleich beim Speichern benennst und seinen Ordner wählst.

Warum man PDFs teilt

Eine PDF enthält oft mehr, als du verschicken willst. Typische Gründe, eine aufzuteilen:

• Nur die unterschriebene Seite eines Vertrags verschicken oder die eine Seite des Kontoauszugs, die ein Formular verlangt.
• Aus einem gescannten Stapel einzelne Dokumente machen: jede Rechnung, jeden Brief, jeden Beleg.
• Ein Kapitel eines langen Berichts oder Handbuchs an eine Kollegin weitergeben.
• Unter der Upload-Grenze eines Bewerbungs- oder Behördenportals bleiben, indem du kleinere Teile schickst.
• Die gescannten Unterlagen einer Familie, als eine lange PDF gespeichert, in eine Datei pro Person aufteilen.

Willst du nur ein paar Seiten loswerden und den Rest als eine Datei behalten, geht das Löschen von Seiten schneller. Um eine Handvoll Seiten in ein neues Dokument zu kopieren, siehe Seiten extrahieren, und um Teile wieder zusammenzusetzen, PDF zusammenfügen.

Teilen mit dem, was Windows schon hat

Windows kann eine PDF ohne zusätzliche Software teilen, über das Drucken. Öffne sie in Microsoft Edge, drück Strg P, wähle Microsoft Print to PDF als Drucker, gib die gewünschten Seiten ein und drucke sie in eine neue Datei. Für einen einzelnen Teil, ein einziges Mal, ist das in Ordnung. Das Ergebnis ist allerdings ein Nachdruck der Seiten statt der Seiten selbst: Links funktionieren nicht mehr, Formularfelder werden flach gedruckt, und jeder weitere Teil bedeutet einen neuen Gang durch den Druckdialog, bei dem du Seitenzahlen ohne Vorschaubilder zum Abgleichen eintippst. Drucken klappt außerdem nur mit einer PDF auf einmal, während die Seitenleiste die Seiten eines Teils aus mehreren Dateien sammeln kann. Octoolo kopiert die Seiten, wie sie sind, und ein ganzes Dokument wird in einem Schritt zu einer Datei pro Seite.